Общий бланк документа с продольным расположением

Общий бланк документа с продольным расположением

Шпаргалка делопроизводителя

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

    Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.

В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. место составления (издания) документа.

В бланк письма включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. справочные данные об организации;
  4. регистрационный номер документа;
  5. дата документа.

В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. регистрационный номер документа;
  4. дата документа;
  5. наименование вида документа;
  6. место составления (издания) документа.

ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

Для изготовления документов устанавливаются два формата бланков согласно A4 и A5, с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Основные проблемы при конструировании бланков

« Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения) » — одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Актуальность исследования заключается в том, что большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 » Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов:

Актуальность моего исследования определила цель и задачи работы:

Цель исследования – рассмотреть тему « Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи :

На основе анализа зарубежной и отечественной литературы, монографических источников изучить понятие бланка документов

Провести анализ структуры бланка

Рассмотреть виды бланков

Выявить и проанализировать особенности изготовления бланков

На основе проведенного исследования сделать выводы и дать рекомендации по работе

Для раскрытия поставленной цели и задач определена следующая структура исследования : работа состоит из введения, глав, заключения, списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание.

1. Бланк документа

1.1 Немного истории

Слово «бланк» французского происхождения и переводится как «чистый».

Ещё в прошлых веках люди проявляли чудеса изобретательности, чтобы сократить время на монотонную работу с бумагами, особенно если один и тот же текст должен был повторяться на разных листах. Например, в XVIII веке был изобретен хитрый предмет, который представлял собой перекладину с двумя инструментами для письма на концах. Выглядел он примерно как палка, к концам которой стержнем вниз прикреплены две ручки. Попробуйте написать подобной конструкцией хотя бы одно слово на двух листах и оцените усердие писцов того времени. Мучения прекратились в 1806 году, когда англичанином Ведгвудом была изобретена «угольная бумага» (её ещё называли стилографическим писателем), проще говоря, появилась обычная копирка. Но это сейчас она стала обычной — по тем временам это был настоящий прорыв. Революционное появление печатной машинки в 1814 году сильно облегчило работу писцов, к тому же печатать одну и ту же информацию на бланках с копиркой было гораздо удобнее (получалось то, что сейчас называется фирменным бланком). Но и это не остановило строчащий процесс с использованием копирки, так как многие документы были действительны только при заполнении от руки — иначе они не имели силы. Впрочем, ситуация с подлинностью документов сохранилась и по сей день. НО! У нас есть преимущество перед предками — это самокопирующая бумага. Копирка, конечно, вещь замечательная, но она пачкала все вокруг, в том числе и сами документы. К тому же, не очень удобно каждый раз перекладывать листы копиркой, давить изо всех сил на ручку, чтобы нижний слой был всё-таки различим и следить, чтобы толстая

пачка — бумага-копирка-бумага-копирка-бумага-…- не разъехалась в разные стороны.

Самокопирующая бумага появилась после того, как в 1950 году ученый Барри Грин открыл свойство микрокапсуляции. Обычная на первый взгляд бумага была непростой: она содержала покрытие из микрокапсул, которые разрывались при письме, окрашивая строчками нижний лист. Так свершилась революция в области письменного дела.

Самокопирующиеся бланки используются в работе практически повсеместно — это квитанции, счет-фактуры, товарные и транспортные накладные, товарные чеки, бланки, требующие дублирования, страховые полисы, туристические ваучеры, официантские счета, расписки, билеты, пропуска и т. п.

1.2 Что такое бланк, его назначение

Бланк — представляет собой вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа формата А4, с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

По ГОСТу 6.39 — 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк — это бумажный лист, как правило, формата А4 и менее, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (например, накладные). Любой бланк предназначен для последующего заполнения и, как правило, направляется вовне. Это обязывает фирму отнестись к бланкам как к представительской продукции. Получается, что бланк — это своего рода визитка Вашей компании. Безвкусно оформленный бланк может создать негативное впечатление о вашей компании, поэтому его создание лучше доверить дизайнеру.

Фирменный бланк, дизайн которого выполнен профессионалами, способен не только содержать текст и предоставлять контактную информацию, но и отражать вид деятельности компании и ее жизненное кредо, а также обеспечивать узнаваемость компании и ее продукции при последующих рекламных контактах с потребителем. Он должен создавать у потребителя положительный образ Вашей компании. Визуальное впечатление, производимое на клиента компании безвкусным фирменным бланком, может быть сильнее, чем впечатление от телефонного разговора с менеджером. Добиться отрицательного впечатления можно при неумелом использовании следующих составляющих: фирменная верстка, использование графических элементов фирменного стиля, фирменные цвета. Однако при помощи этих же компонентов вместе с созданием фирменных шрифтов, подбором специальных сортов бумаги и удобной подачей информации, грамотные дизайнеры помогут Вам произвести впечатление с точностью до наоборот.

Бланки представительского класса. Бланк содержит элементы фирменного стиля, например логотип, корпоративные шрифты, и другую информацию постоянного характера, такую как: название Компании, реквизиты, контактную информацию. Фирменный бланк предназначен для последующего заполнения, именно поэтому, как правило имеет стандартный размер – А4 или А5.

Бланки печатаются на офсетной, мелованной или специальной бланочной бумаге.

Печать фирменных бланков возможна с любой красочностью, от черно-белых, до полноцветных, а так же с эффектом «водяного знака». Благодаря предоставляемой услуге по персонализации рекламно-полиграфической продукции, возможно изготовление бланков с нумерацией.

Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях

Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Исходя из удобства применения, можно рекомендовать угловой бланк для писем, а продольный – для распорядительных документов.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

  • заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
  • размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации (автор документа);
  • справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
  • код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
  • код формы документа (ОКУД);
  • отметка для регистрационного номера и даты документа;
  • отметка для ссылки на номер и дату документа.

Как оформить бланк документа

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать [FILE=2]
Скачать [FILE=3]
Скачать [FILE=4]
Скачать [FILE=5]

Общий бланк

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации (автор документа);
  • отметка для проставления даты и номера документа;
  • место составления или создания документа (географический пункт).

Общий бланк

Бланк вида документа

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк вида документа

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Бланки структурных подразделений

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки структурных подразделений

Бланки должностных лиц

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Тема 2.3. Бланки документов

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.[131]

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть

ü отпечатаны типографским способом,

ü средствами оперативной полиграфии или

ü компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Классификация бланков документов

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

ü расположению реквизитов – угловой и продольный;

ü по автору документа – бланк организации; структурного подразделения; должностного лица;

ü виду документа – общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Зарисуем эту классификацию в виде схемы:

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.[132]

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

ü 01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 08 — наименование организации;

ü 14 — место составления или издания документа.[133]

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит «Дата документа» ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита «Регистрационный номер документа».

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[134]

ü 01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 04 — код организации;

ü 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

ü 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

ü 08 — наименование организации»;

ü 09 — справочные данные об организации,
а также ограничительные отметки для реквизитов:

ü 11 — дата документа;

ü 12 — регистрационный номер документа;

ü 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.[135]

ü 18 — заголовок к тексту;

ü 19 — отметка о контроле;

ü 20 — текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Однако, наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».[136]

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.[137]

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[138]

ü 01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 08 — наименование организации»;

ü 10 — наименование вида документа;

ü 14 — место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:

ü 11 — дата документа;

ü 12 — регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.[139]

ü 18 — заголовок к тексту;

ü 19 — отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Все бланки могут изготавливаться как с угловым так и с продольным расположением реквизитов; как центрированным, так и флаговым (только для углового); как для организации, структурного подразделения, так и для должностного лица.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).1

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации): А6 и А3

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:[140]

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.[141]

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, проставления отметок, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах, проставлении отметки о контроле.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть оборотные поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.[142]

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ

  1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005 – С. 29-32
  2. ГОСТ Р 6.30-2003
    Раздел 2. Документирование управленческой деятельности

Дата добавления: 2016-11-26 ; просмотров: 1593 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Угловое и продольное расположение реквизитов. Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист. — презентация

Презентация на тему: » Угловое и продольное расположение реквизитов. Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист.» — Транскрипт:

1 Угловое и продольное расположение реквизитов

2 Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации – авторе документа. Бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого вида документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. Бланки с изображением Государственного Герба Российской Федерации ( гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом организациями, имеющими сертификат и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях ( фирмах ).

3 ГЕРБ РФ, ГЕРБ СУБЪЕКТА РФ, ЭМБЛЕМЫ

4 ГОСТ Р устанавливает следующие основные виды бланков : Бланк для писем ; Общий бланк ; Бланк конкретного вида документа ; Бланк конкретного должностного лица.

5 Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты : Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); В бланке письма обозначают места расположения реквизитов : дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение. На бланке для писем не указывается наименование вида документа (« слово письмо »)

6 Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты : Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа ; бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

7 Образец бланка письма с продольным центрированным расположением реквизитов Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов

8 Общий бланк используется для изготовления большинства внутренних документов организации ( фирмы ). Бланк называется общим, так как он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа.

9 Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации ( фирмы ) может содержать следующие реквизиты : Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа.

10 Образец бланка конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа может содержать реквизиты : Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) наименование вида документа место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на бланке конкретного вида документа предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа

11 Бланк конкретного должностного лица Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц Образец бланка конкретного должностного лица

12 Образец двуязычного бланка Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и иностранным. Реквизиты на русском языке оформляют угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector